Zatwierdzony uchwałą Zarządu UZ 1/07/2023 z dnia 06.07.2023

 

REGULAMIN ZARZĄDU

STOWARZYSZENIA pn. KIELECKI UNIWERSYTET TRZECIEGO WIEKU

„PONAD CZASEM” W KIELCACH

 

I Informacje ogólne

1. Zarząd Kieleckiego Uniwersytetu Trzeciego Wieku „Ponad Czasem” (dalej UTW) jest organem wykonawczo-zarządzającym i działa na podstawie Statutu, uchwał Walnego Zebrania członków (dalej WZ) oraz niniejszego Regulaminu.

2. Zarząd kieruje całokształtem działalności UTW w okresie pomiędzy posiedzeniami WZ i ponosi odpowiedzialność za swoją pracę przed WZ.

3. Prezes i pozostali członkowie Zarządu wybierani są przez WZ w głosowaniu jawnym.

4. Kadencja Zarządu trwa 4 lata i kończy się z chwilą wyboru nowego Zarządu przez WZ.

5. W skład Zarządu wchodzi 5-7 osób wybranych przez WZ. Zarząd na pierwszym posiedzeniu na wniosek prezesa może wybrać ze swojego grona wiceprezesów, skarbnika i sekretarza.

6. Mandat członka Zarządu wygasa w razie złożenia pisemnej rezygnacji na ręce prezesa, utraty członkostwa w Stowarzyszeniu oraz w przypadku odwołania przez WZ.

7. W przypadku zmniejszenia się liczby członków Zarządu, w trakcie trwania kadencji, Zarządowi przysługuje prawo kooptacji jego nowych członków zgodnie ze Statutem.

8. Do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań majątkowych w imieniu UTW uprawieni są wspólnie:

9. prezes  i członek Zarządu;

10. wiceprezes i członek Zarządu.
     

II. Organizacja pracy Zarządu

1.Posiedzenia

1. Posiedzenia Zarządu zwołuje prezes Zarządu lub upoważniony przez niego członek Zarządu:

• z inicjatywy własnej,

• na wniosek 1/3 składu Zarządu,

• na wniosek Komisji Rewizyjnej.

1. Posiedzenia planowane Zarządu odbywają się w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał.

2. Osoba zwołująca posiedzenie Zarządu, z wyprzedzeniem co najmniej 5-cio dniowym, zawiadamia członków Zarządu i zaproszone osoby pisemnie, telefonicznie albo e-mailem, określając termin, godzinę, miejsce oraz tematykę obrad.

3. Posiedzenia Zarządu mogą być zwoływane także w trybie pilnym. W takim przypadku o terminie, miejscu i przedmiocie posiedzenia Zarządu, jego członkowie powinni być powiadomieni z jednodniowym wyprzedzeniem.

4. Członkowie Zarządu mają obowiązek uczestniczyć w posiedzeniach i innych pracach Zarządu.

5. W razie przeszkód uniemożliwiających uczestnictwo w posiedzeniach Zarządu, członek Zarządu zobowiązany jest do usprawiedliwienia swojej nieobecności.

6. W posiedzeniach Zarządu mogą brać udział z głosem doradczym:
   członkowie Komisji Rewizyjnej,
   członkowie honorowi,
   przedstawiciele członków wspierających,
   goście zaproszeni  przez Zarząd

7. Posiedzeniom Zarządu przewodniczy prezes lub upoważniony przez Prezesa członek Zarządu (dalej przewodniczący).

8. Przewodniczący przedstawia porządek obrad. Z wnioskiem o dokonanie zmian w porządku może wystąpić każdy członek Zarządu. Przyjęcie porządku obrad następuje zwykłą większością głosów.

9. Posiedzenia Zarządu protokołuje sekretarz lub inna osoba wskazana przez prezesa (dalej protokolant).

2.Uchwały

1. Zarząd rozstrzyga sprawy należące do jego kompetencji określonych w § 34 Statutu w drodze uchwał.

2. Zarząd głosuje jawnie. Wyniki głosowania odnotowane są w protokole.

3. Uchwały Zarządu zapadają w głosowaniu zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy składu Zarządu, a w przypadku równości głosów rozstrzyga głos przewodniczącego posiedzenia.

4. Uchwały oznacza się wg następującego schematu: 1/01/2023 z dnia…….... (numer uchwały na danym posiedzeniu/miesiąc/rok i data posiedzenia). Numerację uchwał z każdego posiedzenia Zarządu zaczyna się od uchwały „nr 1”.

5. Zarząd prowadzi rejestr uchwał.

 

3.Protokoły

1. Z posiedzenia Zarządu sporządza się protokół, który zawiera: datę posiedzenia, listę nazwisk członków Zarządu i innych osób obecnych na posiedzeniu Zarządu, stwierdzenie możliwości podejmowania uchwał, przyjęcie porządku obrad, zwięzłe streszczenie omawianych spraw i dyskusji oraz liczbę oddanych głosów za poszczególnymi uchwałami.

2. Teksty podjętych uchwał są załącznikami do protokołu.

3. Uchwały Zarządu w sprawach bieżących są odnotowywane wyłącznie w protokole.

4. Uchwały zarządu podpisują wszyscy obecni na posiedzeniu członkowie Zarządu. Protokół podpisują prezes i osoba sporządzająca protokół.

5. Członkowie zarządu nieobecni na posiedzeniu przyjmują do wiadomości treść podjętych uchwał i ustaleń protokołu na najbliższym posiedzeniu Zarządu.

6. Dokumentacja, o której mowa w punkcie d), jest przechowywana w siedzibie UTW.
    

4.Sprawy sporne

1. W razie sprzeczności interesów UTW z interesami poszczególnego członka Zarządu, członek ten powinien wstrzymać się od udziału w rozstrzygnięciu takiej sprawy i żądać zaznaczenia tego w protokole.

2. W przypadku niezastosowania się członka do wymogu określonego w ust. a) , Zarząd jest zobowiązany dla dobra UTW wyłączyć tego członka z udziału w tej części posiedzenia Zarządu, którego sprawa dotyczy.

3. Sprawy sporne winny być przekazywane do rozstrzygnięcia przez Pełnomocnika UTW lub do rozpatrzenia przez WZ.
    

5.Kompetencje i obowiązki członków Zarządu

1. Prezes UTW kieruje pracami Zarządu i reprezentuje Stowarzyszenie na zewnątrz.

2. Wiceprezes zastępuje prezesa podczas jego nieobecności i kieruje w tym czasie działalnością UTW.

3. Sekretarz organizuje pracę Zarządu i prowadzi dokumentację merytoryczną.

4. Skarbnik odpowiada za sprawy finansowe UTW, organizację zbierania składek członkowskich i opłat za zajęcia płatne oraz prowadzi dokumentację księgową.

5. Członkowie Zarządu wykonują zadania według podziału dokonanego przez Zarząd.

6. Zakresy zadań członków Zarządu mogą być uszczegółowione w drodze odrębnej uchwały.

7. Zarząd udostępnia Komisji Rewizyjnej w biurze UTW dokumentację podlegającą kontroli.
    

6.Dokumentacja merytoryczna Zarządu

1. Dokumentacja merytoryczna Zarządu obejmuje uchwały, protokoły i sprawozdania, korespondencję, skargi i wnioski, dokumentację wymaganą przy realizacji zadań publicznych i dofinansowywanych projektów, deklaracje członkowskie, listy obecności, dokumenty księgowe i inne dokumenty.

2. Dokumentacja merytoryczna Zarządu prowadzona jest w formie papierowej i/lub elektronicznej, w zależności od charakteru dokumentu i związanych z nim wymogów.

3. Uchwały Zarządu i inne dokumenty wymagające podpisu przechowywane są w formie papierowej.

4. Korespondencja prowadzona przez UTW w formie papierowej jest ewidencjonowana na bieżąco w rejestrach dokumentacji merytorycznej.

5. Dokumentacja elektroniczna przechowywana jest na wirtualnym dysku oraz w postaci konta e-mail (grupy mailowej) dostępnego dla wszystkich członków Zarządu.

 

III.Pozostałe

1. Zarząd używa podłużnej pieczęci z określeniem nazwy i siedziby UTW, numeru KRS, NIP i REGON.

2. Członkowie pełniący funkcje w Zarządzie posługują się pieczątkami imiennymi.

3. Sprawy dotyczące sposobu obradowania nie objęte niniejszym Regulaminem rozstrzyga prezes, zgodnie z postanowieniami Statutu i przyjętymi powszechnie zasadami obradowania.

4. Niniejszy regulamin uchwalony jest na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem jego przyjęcia przez Zarząd w drodze uchwały.

 

Regulamin został uchwalony przez Zarząd w dniu 06.07.2023 i wchodzi w życie z dniem jego uchwalenia na czas nieokreślony.